FUNDAMENTOS DE BASE DE DATOS

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.

El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.

Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

Características

Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

• Independencia lógica y física de los datos.
• Redundancia mínima.
• Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
• Integridad de los datos.
• Consultas complejas optimizadas.
• Seguridad de acceso y auditoría.
• Respaldo y recuperación.

Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

DISEÑO DE BASE DE DATOS

Son muchas las consideraciones a tomar en cuenta al momento de hacer el diseño de la base de datos, quizá las más fuertes sean:

o   La velocidad de acceso,

o   El tamaño de la información,

o   El tipo de la información,

o   Facilidad de acceso a la información,

o   Facilidad para extraer la información requerida,

o   El comportamiento del manejador de bases de datos con cada tipo de información.

No obstante que pueden desarrollarse sistemas de procesamiento de archivo e incluso manejadores de bases de datos basándose en la experiencia del equipo de desarrollo de software logrando resultados altamente aceptables, siempre es recomendable la utilización de determinados estándares de diseño que garantizan el nivel de eficiencia más alto en lo que se refiere a almacenamiento y recuperación de la información.

De igual manera se obtiene modelos que optimizan el aprovechamiento secundario y la sencillez y flexibilidad en las consultas que pueden proporcionarse al usuario.

MODELO ENTIDAD - RELACIÓN

Los diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su siglas, ERD “Diagram Entity relationship”) son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información, sus inter-relaciones y propiedades.

Cardinalidad de las Relaciones

El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:

• Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente una de la entidad B.
• Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias instancias de la entidad B.
• Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con cualquier instancia de la entidad B.

Estructura de una Base de Datos

Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden que debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base de datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de contener los campos.

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PARTES DE UNA BASE DE DATOS

Tabla: Conjunto de campos y registros donde se guarda información (datos).

Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a una persona, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.

Consulta

Objeto de la base de datos que realiza mediante criterios el traer información de una o más tablas.

Uso de las consultas.- La funcionalidad de una base de datos se encuentra en su capacidad de ver los datos deseados organizados en base a un cierto orden. Una consulta es una herramienta que consiste en poder solicitar los datos memorizados. Las más frecuentes son las de selección que consisten en ver los datos de las tablas, analizarlos y, eventualmente, modificarlos. Los datos solicitados se visualizan en una Dynaset, que muestra un conjunto dinámico de datos procedentes de una o más tablas. Existe la posibilidad de agregar y modificar los datos en el campo del Dynaset, así como en una tabla. Las modificaciones tendrán efecto sobre las tablas de origen de la misma base de datos. 

Con las consultas se puede:

Elegir determinados campos de una tabla.

Elegir los registros (por ejemplo, las personas nacidas en un determinado año)
Ordenar los registros (por ejemplo, en orden alfabético ascendente o descendente)
Ejecutar cálculos (campos calculados) para, por ejemplo, crear un campo que multiplique el precio por la cantidad existente y que después memorice el resultado.

Formulario

Objeto que permite implementar una interfaz más amigable para el usuario para presentar y modificar información contenida en la tablas, la cual podrá estar basada en una tabla o en un consulta.

Los formularios permiten organizar los datos de manera análoga a las fichas en los documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.

Crear un formulario.- Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien automáticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza más rápidamente el proceso de creación de un formulario ejecutando automáticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un formulario basándose en las respuestas dadas. También es posible ir a Vista Diseño para personalizar el formulario.

Informes

Objeto de la base de datos que permite presentar la información de una tabla en una especie de reporte para impresión, con cierto formato y organización.

Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos... Existe la posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto, de imágenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional.

Crear un informe.- Antes de crear un informe es necesario establecer la procedencia de los datos: si se encuentran en una tabla, vincularemos el informe a la tabla; sin embargo, si se encuentran en más tablas, lo vincularemos a una consulta.

Campo y Macro

Campo: Unidad mínima de información almacenada. Nombre de una columna en Access.

Macro: objeto que guarda un conjunto de instrucciones o grupo de instrucciones que se ejecutarán todas en conjunto en el orden declarado en la macro cuando se indique que esta se ejecute.

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